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Sumário

Introdução

Visão Geral

Ter previsibilidade é muito importante e desejável dentro de uma organização, principalmente no que tange ao planejamento das áreas financeiras e de controladoria. Assim, é prudente que a empresa crie e planeje seus cenários de previsões para melhor embasar a tomada de decisão e comparação de dados em um futuro próximo.

O Accountfy possibilita esta previsão e comparação por meio do módulo Forecast, no qual o usuário pode criar ou importar (por meio de planilhas) seus cenários orçados e de previsão personalizados, compará-los com valores realizados, visualizá-los na individualidade de lançamento dentro da conta contábil (forma detalhada) ou por meio de agregadores de estruturas (forma simplificada), bem como criar fórmulas para preenchimento dos cenários, inserir lançamentos manualmente nos cenários, bloquear edições em um cenário específico e editar um cenário já criado.

Importante:

Para utilizar o módulo de Forecast é necessário criar ao menos um cenário!

Filtro

Em um cenário já criado, é possível filtrar os resultados nas tabelas de Demonstrativo de Resultado, Fluxo de Caixa e Balanço Patrimonial, como demonstrado abaixo:

Ao clicar no ícone de seta (1), a seção de filtros será aberta, e permitirá filtrar as demais tabelas da página de Forecast a partir dos elementos listados em Visão (2), Empresas (3), Etiquetas (4), Centros de Custos (5) e Considerar (6), no qual é possível escolher considerar ou não os valores Reais para o YTD (year to date), bem como os valores Reais que não estão alocados em nenhum centro de custos. Os atributos determinados nos filtros serão aplicados nas tabelas da página de Forecast ao clicar em Aplicar (7).

Como reprocessar os cenários

Após realizar edições nos cenários de Forecast, seja na forma detalhada (lançamentos individuais dentro da conta contábil) ou na forma simplificada (por meio de agregadores de estruturas), será necessário reprocessar os cenários para que as mudanças sejam, de fato, aplicadas nas tabelas do Forecast:

Para reprocessá-las, é necessário clicar no ícone no canto superior direito do módulo de Forecast (1) e, então, clicar na opção Reprocessar Cenário (2), conforme demonstrado acima.

Ordenação das tabelas

Para facilitar visualizações, podemos alterar a ordem de exibição das tabelas dentro do cenário de Forecast. Ao entrar no módulo de Forecast, clique e segure o ícone de movimentação (1) e arraste-o para alterar a ordem das tabelas, conforme a demonstração abaixo. Ao arrastá-las, uma visão contraída das tabelas irá aparecer na tela para facilitar o processo de ordenação.

Expandir e retrair todas as estruturas de uma vez

Pode-se também expandir ou retrair todas as estruturas de uma vez dentro das tabelas de cenários de Forecast. Para mais instruções de como realizar tal ação, visite nossa base de conhecimento.

Como criar um cenário

Como mencionado anteriormente, para utilizar o módulo de Forecast é preciso criar ao menos um cenário. Para a criação do primeiro cenário, há dois botões que possibilitam esta ação o primeiro deles centralizado na página (1) e, o segundo, no canto superior direito (2), como apresentado a seguir:

Clicando em quaisquer dos botões, o modal de criação de cenário aparecerá na tela, conforme abaixo:

Para criar o cenário, deve-se inserir no modal em questão algumas informações:

Nome do cenário: nome que se deseja atribuir ao cenário em questão;
Data de referência: último mês realizado a que se deseja trazer referência;
Quantidade de colunas reais: número de colunas realizadas que deseja trazer a partir da Data de Referência, de forma decrescente. Ex.: Caso a data de referência seja preenchida com “12/2022” e a Quantidade de colunas Reais com “2”, o cenário trará as colunas realizadas referentes aos meses 11/2022 e 12/2022.
Criar lançamentos M-1 para o balanço: traz os lançamentos de acordo com o último período (Data de Referência) para criar os lançamentos na estrutura de Passivo e Ativo, fazendo a variação correta no Fluxo de Caixa.
Copiar os dados de outro cenário: opção que permite copiar dados que já foram imputados em outros cenários, facilitando assim a criação de cenários que contenham pequenas diferenças de premissas. Essa opção só é possível caso haja outros cenários já criados.
Selecione um cenário: caso o checkbox da opção anterior (Copiar os dados de outro cenário) esteja marcado, esta opção é aberta para que o usuário selecione o cenário base para realizar a cópia.

Definidas e preenchidas todas as particularidades e características do cenário, basta clicar em Criar cenário, na parte inferior do modal.

Preferências

No módulo de Forecast, é possível definir algumas preferências de usabilidade. Para abrir o modal, clique no ícone no canto superior direito da tela (inserir ícone) e, depois, no botão de Preferências, conforme apresentado a seguir:

Após feito o processo, o seguinte modal abrirá mostrando algumas predefinições de preferências que podem ser personalizadas pelo usuário:

No modal de Preferências, pode-se encontrar as seguintes opções de personalização pelo usuário:

Desconsiderar o Real para o YTD: não considerar os resultados realizados de referência na somatória Year To Date trazida na última coluna das tabelas do Forecast;
Real sem centros de custo: considerar ou não os valores reais sem centro de custos preenchido;
Ocultar estruturas sem valor: opção que permite a ocultação de linhas de estrutura que não estejam preenchidas ou tenham resultado igual a zero;
Mostrar coluna do total: opção de inserir ou não uma coluna somatória total de Realizado e Forecast no final das tabelas.

Como importar o Forecast

No módulo de Forecast, é possível importar uma planilha com os lançamentos de previsão para facilitar o preenchimento do cenário. Para acessar o modal de importação, basta clicar no ícone no canto superior direito da tela e, depois, clicar em Importação de Forecast, conforme esquematizado a seguir:

Ao clicar no botão de Importação de Forecast (2), abre-se um modal com as instruções e detalhes da importação, conforme abaixo:

Selecionar arquivo: campo de input de arquivo, onde ele aparecerá disponível para conferência assim que selecionado;
Selecionar: Botão para abrir o explorador de arquivos do computador e selecionar o arquivo adequado para a importação;
Cenário: dropdown para seleção do cenário ao qual será aplicada a importação. Neste dropdown aparecerão apenas cenários já criados previamente;
Sobrescrever lançamentos existentes: checkbox que indica se os novos lançamentos que serão carregados com o input de arquivo devem sobrescrever e substituir quaisquer lançamentos pré-existentes no cenário;
Importação do orçamento: botão que realiza a importação do arquivo xls ou xlsx selecionado no cenário de Forecast após as informações estarem preenchidas;
Exportar contas contábeis: nesta seção, há uma parte destinada ao modelo de planilha que deve ser utilizado na importação dos lançamentos de Forecast. Acima desta opção encontra-se uma breve descrição do funcionamento do modelo e aqui é escolhido se a planilha modelo deve ser baixada já com as contas contábeis preenchidas de acordo com as informações alimentadas no Grupo Econômico, dentro do Accountfy;
Baixar modelo: botão para fazer o download do modelo padrão de planilha de importação com base nos detalhes definidos acima.

Explicação do modelo Accountfy

Como visto no tópico acima, dentro do modal de importações, no módulo de Forecast, é possível fazer o download de um modelo de planilha utilizado para facilitar a importação de lançamentos de Forecast. A planilha se divide em várias colunas para organizar a informação:

Tipo: descreve o tipo de estrutura de lançamento (0 – Simplificado, 1 – Detalhado ou 2 – Seção);
Id: Id interno do Accountfy responsável pela identificação das estruturas de lançamento;
Conta: identificação das contas contábeis relacionadas aos lançamentos. Caso, ao fazer o download do modelo, o usuário já tenha optado por exportar também as contas contábeis, esta coluna já vem preenchida;
Descrição: descrição das estruturas contábeis. Informação já vem preenchida ao fazer o download do modelo;
Nomenclatura da Empresa: coluna com o nome da empresa que ao qual o lançamento é relacionado;
Centro de Custo: coluna para descrição do centro de custo do lançamento;
Lançamento: coluna a ser alimentada com a descrição desejada do lançamento;
Mês 1 a Mês 12: colunas para serem preenchidas com o valor mensal do cenário de Forecast;
Colunas U em diante: alocadas para o preenchimento de etiquetas. Quando as etiquetas são criadas, o download do modelo nomeia automaticamente as colunas com as devidas etiquetas correlacionadas.

Meus cenários

No módulo de Forecast, é possível visualizar todos os cenários criados e editar algumas preferências dos mesmos. Para tal, acesse o modal, procure pelo ícone no canto superior direito da página (1) e clique em Meus cenários, conforme demonstrado a seguir:

Ao clicar no botão Meus cenários, o usuário pode visualizar todos os cenários aos quais possui acesso e também configurar algumas opções dos mesmos, conformeabaixo:

Ao deixar o mouse em cima de qualquer um dos cenários, duas opções são liberadas para configuração:

Bloquear cenário: ao clicar nessa opção, o cenário fica bloqueado para tentativas de alteração de informação de qualquer usuário;
Deletar cenário: o cenário selecionado é deletado.

Editar cenário atual

Dentro do módulo de Forecast, pode-se também editar os cenários já criados. Ao entrar no módulo, basta selecionar o cenário desejado no dropdown de cenários, no canto superior direito da tela, clicar no ícone , também no canto superior direito da tela (2) e clicar no botão Editar cenário atual (3), conforme imagem a seguir:

Ao clicar no botão Editar cenário atual, um modal de edição do cenário é aberto para que os ajustes sejam feitos, como mostrado abaixo:

Qual o nome do cenário: campo para que seja feita a edição do nome escolhido para o cenário;
Data de referência: campo para realizar a edição da Data de referência, sendo esta o último mês realizado ao qual se deseja trazer a referência;
Quantidade de colunas reais: campo para editar o número de colunas reais, sendo este o número de colunas realizadas que se deseja trazer a partir da data de referência, de forma decrescente. Ex.: Caso a Data de referência seja preenchida com “12/2019” e a Quantidade de colunas Reais com “2”, o cenário trará as colunas realizadas referentes aos meses 11/2019 e 12/2019.
Lançamentos M-1: campo para edição da opção de criação de lançamentos M-1, opção que traz os lançamentos de acordo com o último período (data de referência) para criar os lançamentos na estrutura de Passivo e Ativo, fazendo a variação correta no Fluxo de Caixa.
Salvar cenário: botão para salvar as alterações realizadas no cenário do Forecast em edição.

Definição das premissas do Forecast

Para acessar o modal de definição de premissas do Forecast, deve-se, primeiramente, clicar na ao lado da linha de uma estrutura gerencial, tanto de um Demonstrativo de Resultado quanto de um Balanço Patrimonial:

Visão simplificada

A versão simplificada mostra os valores dos lançamentos mensais ao longo de um período de 12 meses, sendo possível fazer a edição destes valores clicando no , do lado direito da linha:

Editando lançamentos

Os valores de um lançamento podem ser compostos de um número diretamente imputado no # ou então derivados de uma fórmula f(x).

Para criar um lançamento, clique no + , ao lado da barra superior.
Caso queira editar os valores de um lançamento, selecione o # ou a fórmula f(x) e confirme a ação clicando no ícone
A edição do nome, centro de custo e empresa é feita no ícone
A exclusão de um lançamento é feita no ícone da

Visão detalhada

Ainda no modal de Definição das premissas do Forecast, existe a visão detalhada dos lançamentos, onde é exibido o detalhamento das contas contábeis.

Detalhamento de contas contábeis

Na sessão de detalhamento, será descrito o valor de cada uma das contas contábeis que compõem o valor, juntamente de seu total.

Editando lançamentos

É possível editar um lançamento proveniente de uma conta contábi por meio do ícone . O processo será o mesmo de um lançamento com base em uma Estrutura Gerencial.

Lançamentos

Neste módulo, também é possível visualizar os lançamentos de maneira detalhada e em sua individualidade. Para acessar a seção de lançamentos no Forecast, basta clicar no ícone , no canto superior direito da tela (1) e clicar no botão Lançamentos (2), conforme apresentado abaixo:

Filtros

Ao clicar no botão de Lançamentos, abre-se o modal para a visualização individual. Nele, o Accountfy possibilita uma organização por filtros. Veja abaixo:

Caixa de pesquisa: campo que possibilita o filtro textual. É possível utilizar esse campo para filtrar as colunas de Descrição, Autor/Editor, Empresa, Conta/Estrutura gerencial e Etiquetas;
Filtro de Empresas: dropdown para a seleção e filtro dos lançamentos por empresa;
Filtro de Estrutura: dropdown para filtro de estrutura (Demonstrativo de resultado, Ativo e Passivo);
Filtro de etiquetas: campo de texto para filtrar os lançamentos por etiqueta.

Criando lançamentos

Para criar novos lançamentos no módulo de Forecast, acesse o modal de Lançamentos e procure pelo ícone , conforme exemplificado a seguir:

Clicando no ícone, um modal de criação de novos lançamentos será aberto, conforme imagem a seguir:

1) Descrição: campo de texto para descrição do lançamento;
2) Empresa: dropdown com as empresas cadastradas no Grupo Econômico, a fim de que o usuário vincule o lançamento a uma empresa específica;
3) Centro de Custo: campo com autocomplete dos Centros de Custo já cadastrados na plataforma, visando vinculá-lo a um lançamento;
4) Classificação do lançamento: campo para escolher se o lançamento será cadastrado em uma estrutura gerencial ou conta contábil. Conforme a escolha deste campo, o seguinte também será alterado para essa correspondência;
5) Estrutura gerencial/Conta contábil: campo com autocomplete das estruturas ou contas contábeis cadastradas na plataforma, permitindo o vínculo do lançamento com as mesmas. Este campo é alterado com a correspondência selecionada no campo anterior;
6) Etiqueta: campo com autocomplete das etiquetas cadastradas na plataforma para vínculo do lançamento em questão com qualquer etiqueta cadastrada;
7) Criar lançamento: botão para salvar as características descritas no modal e realizar a criação do lançamento em questão.