Pronóstico

RESUMEN

Introducción

Vista General

Tener previsibilidad es muy importante y deseable dentro de una organización, especialmente en lo que respecta a la planificación de las áreas Financiera y de Control de Gestión. Por lo tanto, es prudente que la empresa cree y planifique sus escenarios de Pronóstico para apoyar mejor la toma de decisiones y la comparación de datos en un futuro próximo.

Accountfy posibilita este Pronóstico y comparación a través del módulo Pronóstico, en el que el usuario puede crear o importar (a través de planillas) sus escenarios presupuestados y de Pronóstico personalizados, compararlos con los valores realizados, visualizarlos en la contabilización individual dentro de la cuenta contable (forma detallada) o mediante agregadores de estructura (forma simplificada), así como crear fórmulas para el llenado de los escenarios, introducción manual de estados en los escenarios, bloqueo de ediciones en un escenario específico y edición de un escenario ya creado.

Filtro

En un escenario ya creado, es posible filtrar los resultados en las tablas de Demostrativo de Resultado, Flujo de Caja y Balance Patrimonial, como demostrado a continuación:

Al hacer clic en el icono de la flecha (1), se abrirá la sección de filtros, que le permitirá filtrar las demás tablas de la página de Pronóstico a partir de los elementos que figuran en Vista (2), Empresas (3), Etiquetas (4), Centros de Costo (5) y Considerar (6), donde podrá elegir si desea o en el considerar los valores realizados del YTD (año hasta la fecha), así como los valores realizados que en él están asignados a ningún centro de costos. Los atributos determinados en los filtros se aplicarán en las tablas de la página de Pronóstico haciendo clic en Aplicar (7).

Cómo reprocesar los escenarios

Después de realizar ediciones en los escenarios de Pronóstico, ya sea de forma detallada (estados individuales dentro de la cuenta contable) o de forma simplificada (a través de agregadores de estructura), será necesario volver a procesar los escenarios para que los cambios se apliquen efectivamente a las tablas de Pronóstico:

Para volver a procesarlas, es necesario darle clic al ícono en el lado superior derecho del módulo de Pronóstico (1), luego, darle clic a la opción Reprocesar Escenario (2), como indicado arriba.

Clasificación de las tablas

Para facilitar las visualizaciones, podemos cambiar el orden de visualización de las tablas dentro del escenario de Pronóstico. Al entrar en el Módulo de Pronóstico, mantenga pulsado el icono de la unidad (1) y arrástrelo para cambiar el orden de las tablas, como se muestra a continuación. Al arrastrarlas, aparecerá en la pantalla una vista contraída de las tablas para facilitar el proceso de clasificación.

Expandir y reducir todas las estructuras de una vez

También se puede ampliar o reducir todas las estructuras a la vez dentro de las tablas de los escenarios de Pronóstico. Para obtener más instrucciones sobre cómo realizar esta acción, visite nuestra base de conocimiento.

Cómo crear un escenario

Como mencionado anteriormente, para utilizar el módulo de Pronóstico es necesario crear por lo menos un escenario. Para crear el primer escenario, existen dos botones que hacen posible esta acción, el primero de ellos enfocado en la página (1) y el segundo, en el lado superior derecho (2), como presentado a continuación: 

Al hacer clic en cualquiera de los botones, aparecerá en la pantalla la modalidad de creación de escenarios, como se indica a continuación:

Para crear el escenario, hay que insertar alguna información en el módulo en cuestión:

1. Nombre del escenario: nombre que se desea asignar al escenario en cuestión;
2. Fecha de referencia: Último mes realizado al que desea referirse;
3. Cantidad de columnas de Valores Realizados: número de columnas de Valores Realizados que quiere traer desde la Fecha de Referencia, de forma descendente. Ej.: Si la Fecha de Referencia se estableciera en «12/2019» y la cantidad de columnas de Valores Realizados en «2», el escenario traerá las columnas de Valores Realizados para los meses 11/2019 y 12/2019.
4. Crear estados M-1 para el Balance: trae los estados según el último periodo (Fecha de Referencia) para crear los estados en la estructura de Pasivo y Activo, haciendo la variación correcta en el Flujo de Caja.
5. Copiar los datos de otro escenario: opción que permite copiar datos que ya fueron imputados en otros escenarios, facilitando en este módulo la creación de escenarios que contengan pequeñas diferencias de premisas. Esa opción sólo es posible si hubieran otros escenarios creados.
6. Seleccionar un escenario: si la casilla de la opción anterior (Copiar datos de otro escenario) estuviera marcada, se abrirá esta opción para que el usuario pueda seleccionar el escenario base a copiar.

Cuando se hayan definido y llenado todas las particularidades y características del escenario, basta hacer clic en Crear escenario, en la parte inferior del módulo.

Preferencias

En el módulo de Pronóstico, es posible definir algunas preferencias de uso. Para abrir el modal, haga clic en el ícono en el lado superior derecho de la pantalla (inserir ícono) y después en el botón de Preferencias, conforme presentado a continuación:

Una vez realizado el proceso, se abrirá el siguiente módulo mostrando algunas preferencias predefinidas que pueden ser personalizadas por el usuario:

En el módulo de Preferencias, se pueden encontrar las siguientes opciones de personalización por parte del usuario:

1. Desconsiderar el Valor Realizado para el YTD: en el considerar los resultados realizados de referencia en la sumatoria Year To Date que aparece en la última columna de las tablas de Pronóstico;
2. Valor Realizado sin centros de costo: considerar o no los valores reales sin centro de costos llenado;
3. Ocultar estructuras sin valor: opción que permite ocultar las líneas de la estructura que no se rellenan o tienen un resultado cero;
4. Mostrar columna del total: opción de inserir o no una columna sumatoria total del Valor Realizado y Pronóstico en el final de las tablas.

Cómo importar el Pronóstico

En el módulo de Pronóstico, es posible importar una planilla con los estados de Pronóstico para facilitar el llenado del escenario. Para acceder al módulo de importación, basta hacer clic en el ícono en el lado superior derecho de la pantalla y luego, hacer clic en Importación de Pronóstico, conforme esquematizado a seguir:

Al hacer clic en el botón de Importación de Pronóstico (2), se abre un módulo con las instrucciones y detalles de importación, como se indica a continuación:

1. Seleccionar archivo: módulo de ingreso (input) de archivo, donde este aparecerá disponible para revisión apenas seleccionado;
2. Seleccionar: Botón para abrir el explorador de archivos de la computadora y seleccionar el archivo adecuado para la importación;
3. Escenario: desplegable para seleccionar el escenario al que se aplicará la importación. En este desplegable sólo aparecerán los escenarios creados previamente;
4. Sobrescribir estados existentes: checkbox que indica si los nuevos estados que serán cargados con el ingreso de archivo deben sobrescribir y substituir cualesquiera estados preexistentes en el escenario;
5. Importación del presupuesto: botón que realiza la importación del archivo .xls o .xlsx seleccionado en el escenario de Pronóstico después de haberse completado las informaciones;
6. Exportar cuentas contables: en esta sección, hay una parte destinada al modelo de planilla que debe usarse en la importación de estados de Pronóstico. Encima de esta opción hay una breve descripción del funcionamiento del modelo y aquí se elige si se debe descargar el modelo de planilla ya con las cuentas contables llenas según la información introducida en el Grupo Económico, dentro de Accountfy;
7. Bajar modelo: botón para hacer la descarga del modelo estándar de planilla de importación basado en los detalles definidos anteriormente.

Explicación del modelo Accountfy

Como observado en el tópico anterior, dentro del módulo de importaciones, en el módulo de Pronóstico, es posible hacer la descarga de un modelo de planilla utilizado para facilitar a importación de estados de Pronóstico. La planilla se divide en varias columnas para organizar la información:

1. Tipo: describe el tipo de estructura de lanzamiento (0 – Simplificado, 1 – Detallado o 2 – Sección);
2. Id: Id interno de Accountfy responsable por la identificación de las estructuras de lanzamiento;
3. Cuenta: identificación de las cuentas contables relacionadas a los estados. Si al hacer la descarga del modelo, el usuario ya hubiera optado por exportar también las cuentas contables, esta columna ya viene completada;
4. Descripción: descripción de las estructuras contables. La información viene completada al hacer la descarga del modelo;
5. Nomenclatura de la Empresa: columna con el nombre de la empresa a la que se refiere el estado;
6. Centro de Costo: columna para descripción del centro de costo de contabilización;
7. Contabilización: columna a ser alimentada con la descripción deseada de la contabilización;
8. Mes 1 a Mes 12: columnas a ser llenadas con el valor mensual del escenario de Pronóstico;
9. Columnas U en adelante: asignadas para el llenado de etiquetas. Cuando se crean las etiquetas, la descarga de la plantilla nombra automáticamente las columnas con las etiquetas correlativas adecuadas.

Mis escenarios

En el módulo de Pronóstico, es posible visualizar todos los escenarios creados y editar algunas preferencias de los mismos. Para esto, ingrese al módulo, busque el ícono  en el lado superior derecho de la página (1) y haga clic en Mis escenarios, conforme indicado a continuación:

Al hacer clic en el botón Mis escenarios, el usuario puede ver todos los escenarios a los que tiene acceso y también configurar algunas de sus opciones, como se indica a continuación:

Al dejar el mouse sobre cualquiera de los escenarios, se liberan dos opciones de configuración:

1. Bloquear escenario: al hacer clic en esa opción, el escenario permanece bloqueado para intentos de modificación de información cualquier usuario;
2. Borrar escenario: el escenario seleccionado es borrado.

Editar escenario actual

Dentro del módulo de Pronóstico, también se pueden editar los escenarios creados. Al ingresar en el módulo, basta seleccionar el escenario deseado en el despliegue de escenarios, en el lado superior derecho de la pantalla, darle clic al ícono, también en el lado superior derecho de la pantalla (2) y darle clic al botón Editar escenario actual (3), conforme la siguiente imagen:

Al hacer clic en el botón Editar escenario actual, se abre un módulo de edición de escenarios para realizar ajustes, como se muestra a continuación:

1. Qué nombre de escenario: campo para que se haga la edición del nombre elegido para el escenario;
2. Fecha de referencia: campo para realizar la edición de Fecha de referencia, siendo este el último mes realizado al que desea llevar la referencia;
3. Cantidad de columnas de Valores Realizados: campo para editar el número de columnas de Valores Realizados, siendo este el número de columnas de Valores Realizados que se desea llevar a partir de la fecha de referencia, de modo decreciente. Ej.: Si la fecha de referencia se llenara con “12/2019” y la Cantidad de columnas de Valores Realizados con “2”, el escenario traerá las columnas de los Valores Realizados referentes a los meses 11/2019 y 12/2019.
4. Estados M-1: campo para edición de la opción de creación de estados M-1, opción que lleva los estados de acuerdo al último periodo (fecha de referencia) para crear los estados en la estructura de Pasivo y Activo, haciendo la variación correcta en el Flujo de Caja.
5. Guardar escenario: botón para guardar las modificaciones realizadas en el escenario del Pronóstico en edición.

Definición de las premisas del Pronóstico

Para acceder al módulo de definición de premisas del Pronóstico, se debe primero hacer clic al lado de la línea de una estructura gerencial, tanto de un Demostrativo de Resultado como de un Balance Patrimonial: 

Vista simplificada

La versión simplificada muestra los valores de estado mensuales durante un periodo de 12 meses, y es posible editar estos valores haciendo clic en , del lado derecho de la línea:

Editando estados

Los valores de una contabilización pueden componerse de un número directamente imputado en el # o derivados de una fórmula f(x).

1. Para crear una contabilización, haga clic en el , al lado de la barra superior.
2. Si quisiera editar los valores de una contabilización, seleccione el # o la fórmula f(x) y confirme la acción haciendo clic en el ícono.

3) La edición del nombre, centro de costo y empresa se efectúa en el ícono.

4) La exclusión de una contabilización se hace en el ícono de la  .

Vista detallada

También en la modalidad de definición de los supuestos de Pronóstico, se encuentra la vista detallada de los estados, donde se muestra el detalle de las cuentas contables.

Detalle de cuentas contables

En la sesión de detalle, será descrito el valor de cada una de las cuentas contables que componen el valor, junto a su total.

Editando estados

É posible editar una contabilización proveniente de una cuenta contable a través del ícono. El proceso será el mismo de una contabilización con base en una Estructura Gerencial.

Estados

En este módulo también es posible ver los estados en detalle y en su individualidad. Para acceder a la sección de estados en la Pronóstico, basta con hacer clic en el icono de la esquina superior derecha de la pantalla (1) y pulsar el botón de Estados (2), como se muestra a continuación:

Filtros

Al hacer clic en el botón Estados, se abre el módulo de visualización individual. En él, Accountfy permite una organización por filtros. Véase más abajo:

1. Casilla de búsqueda: campo que posibilita el filtro textual. Es posible utilizar ese campo para filtrar las columnas de Descripción, Autor/Editor, Empresa, Cuenta/Estructura gerencial y Etiquetas;
2. Filtro de Empresas: despliegue para selección y filtro de estados por empresa;
3. Filtro de Estructura: despliegue para filtro de estructura (Demostrativo de resultado, Activo y Pasivo);
4. Filtro de etiquetas: campo de texto para filtrar los estados por etiqueta.

Creando estados

Para crear nuevos estados en el módulo de Pronóstico, acceda al módulo de Estados y busque el ícono, conforme ejemplificado a continuación:

Al hacer clic en el ícono, se abrirá un módulo para crear nuevos estados, según la siguiente imagen:

1. Descripción: campo de texto para descripción de la contabilización;
2. Empresa: despliegue con las empresas registradas en el Grupo Económico, para que el usuario vincule la contabilización a una empresa específica;
3. Centro de Costo: campo con autocompletado de Centros de costo registrados en la plataforma, con el fin de vincularlos a una contabilización;
4. Clasificación de la contabilización: campo para escoger si la contabilización será registrada en una estructura gerencial o cuenta contable. Conforme la elección de este campo, el siguiente también será modificado para esa correspondencia;
5. Estructura gerencial/Cuenta contable: campo con autocompletado de las estructuras o cuentas contables registradas en la plataforma, permitiendo el vínculo de la contabilización con las mismas. Este campo es modificado con la correspondencia seleccionada en el campo anterior;
6. Etiqueta: campo con autocompletado de etiquetas registradas en la plataforma para vínculo de la contabilización en cuestión con cualquier etiqueta registrada;
7. Crear contabilización: botón para guardar las características descritas en el campo y realizar la creación de la contabilización en cuestión.

Editando estados

         Para editar una contabilización creada, sea realizada por importación o en la misma plataforma, basta darle clic al módulo de estados, en el ícono de la contabilización que se desea editar, según indicado a continuación:

         Al hacer clic en el botón descrito, el usuario tendrá acceso a las ediciones de la contabilización elegida, conforme la representación:

1. Descripción: campo de texto para descripción de la contabilización;
2. Empresa: despliegue con las empresas registradas en el Grupo Económico para vincular la contabilización a una empresa específica;
3. Centro de costo: campo con autocompletado de los Centros de costo registrados en la plataforma para que la contabilización sea vinculada a un Centro de Costo;
4. Clasificación de la contabilización: campo para determinar si la contabilización será registrada en una estructura gerencial o cuenta contable. Conforme la elección de este campo, el siguiente campo también será modificado para esta correspondencia;
5. Estructura gerencial/Cuenta contable: campo con autocompletado de las estructuras o cuentas contables registradas en la plataforma para  vínculo de la contabilización con las mismas. Este campo es modificado con la correspondencia seleccionada en el campo anterior;
6. Etiqueta: campo con I de las etiquetas registradas en la plataforma para vínculo de la contabilización en cuestión a cualquier etiqueta registrada;
7. Guardar: botón para guardar las ediciones hechas en la contabilización.

Definiendo valores

Además de las ediciones estructurales de los estados, también se pueden editar sus valores a través del módulo de estados. Para hacerlo, busque el ícono de valores (1) de una contabilización específica, según ejemplificado a seguir:

Haciendo clic en el ícono descrito, una sección con los valores mensuales registrados para aquella contabilización específica se abrirá, haciendo posible la edición individual (dándole clic dos veces al valor) y el guardado  de los mismos, según demostrado:

Definiendo fórmula

En el módulo de Estados, es posible definir que los valores designados cumplen una fórmula predeterminada. Para acceder al modo de fórmulas de la contabilización, basta con hacer clic en el ícono de fórmula (1) en la línea de la contabilización deseada, como mostrado a seguir:

Haciendo clic en el botón indicado, el usuario tendrá acceso al módulo de configuración de la fórmula. Para obtener más información sobre cómo crear su fórmula personalizada, haga clic aquí.

Exclusión

También es posible eliminar los estados creados anteriormente en este modo. Para ello, busque y haga clic en el icono de la línea de contabilización que desea eliminar, como se indica a continuación:

Al hacer clic en el ícono indicado, aparecerá un nuevo módulo en la pantalla avisando de que se va a realizar una acción de borrado, pidiendo la confirmación del usuario. Para confirmar, haga clic en el botón Ok (1), como se muestra a continuación:

Exportando escenarios y estados

En el módulo de Pronóstico, es posible exportar un escenario seleccionado (1). Para ello, haga clic en la esquina superior derecha de la pantalla (2) y luego haga clic en Exportar a .xls (3), como se muestra a continuación:

A continuación, se abrirá un nuevo modal con las instrucciones de exportación para que el usuario pueda finalizarla, según la siguiente imagen:

1. Desconsiderar estructuras sin valores: checkbox para determinar si las estructuras sin valores o igual a cero serán exportadas al documento xls;
2. Exportar: botón para confirmar la exportación y descarga del documento xls.

El usuario pode además realizar la exportación de los estados del escenario seleccionado (1). Para eso, basta hacer clic en el botón, en el lado superior derecho de la pantalla (2) y, a continuación, en Exportar estados a .xls (3), conforme exhibido a seguir:

Un nuevo módulo se abrirá con las instrucciones de exportación de los estados para que el usuario pueda finalizarla, según mostrado a seguir:

1. Desconsiderar estructuras sin valores: checkbox para determinar si las estructuras sin valores o igual a cero serán exportadas al documento xls;
2. Exportar: botón de confirmación de exportación y descarga del documento xls.