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¿Qué son las Visualizaciones?
Las Visualizaciones son grupos de etiquetas listos para análisis. No es necesario que estas etiquetas pertenezcan a la misma categoría, ya que el propósito de las Visualizaciones es facilitar el filtrado y el análisis de los datos. La lista con todas las Visualizaciones estará disponible para análisis en el Filtro de cada módulo.
Se puede acceder a la modalidad de gestión de Visualizaciones en el Módulo de Carga de Información, pulsando en el Menú Contextual y luego en Visualizaciones y Etiquetas.
¿Qué son Etiquetas?
Las Etiquetas en Accountfy son una forma de marcar y agrupar cada estado del Libro Mayor, y cada etiqueta debe pertenecer a una categoría específica. Los estados del Libro Mayor pueden marcarse con más de una etiqueta, desde que estas sean de categorías distintas.
Las Etiquetas le dan versatilidad y profundidad a los análisis financieros.
¿Qué son Categorías?
Las categorías son agrupadoras de etiquetas. A través de ellas se hace posible establecer verticales de análisis que den sentido al ramo del negocio.
Se recomienda el uso de Visualizaciones, Categorías y Etiquetas para análisis en Centros de Costo, Departamento, Regional, Filiales entre otros.
Registrando Visualizaciones, Categorías y Etiquetas
Para acceder al módulo de administración de Etiquetas y Categorías, haga clic en el menú del módulo de Carga de Informaciones e ingrese a opción de Visiones y Etiquetas.
Como toda Etiqueta debe pertenecer a una Categoría, el primer paso será crearlas.
Existen dos formas para registrar sus etiquetas: importarlas vía archivo xls o crearlas manualmente en el módulo de etiquetas.
Todas las Etiquetas registradas serán exhibidas en una lista y están compuestas por un código de tres letras de la categoría, el código de la etiqueta y el nombre de la etiqueta.
- Buscar por etiquetas;
- Agregar etiquetas, haga clic para crear etiquetas manualmente;
- Acción en masa para excluir etiquetas;
- Lista de etiquetas compuesta por el código de la Categoría, código y nombre de la etiqueta. En el lado derecho, el color de la etiqueta es el mismo de la indicada en la creación de la categoría.
Creando la Categoría
Cuando no hay categorías registradas en el módulo de Visiones y Etiquetas, habrá un botón central indicando la necesidad de crearlas.
Si ya existiera una categoría creada, para agregar una nova, haga clic en el menú contextual y luego en Editar Categoría para ingresar al modo de Administración de Categorías.
- Buscar Categorías;
- Agregar nueva Categoría, haga clic en el ícono para ingresar al modo de creación;
- Lista con todas las categorías creadas;
- Administración de colores y edición de categorías, haga clic en los íconos para editarlos.
Las categorías están compuestas por nombre, un código de tres letras y colores personalizables. Al crear una categoría, se genera el código de tres letras, pero es posible editarlo.
Existen además opciones de personalizar la paleta cromática de la categoría, insiriendo colores de fondo y en la parte lateral del nombre. La combinación cromática escogida será exhibida en todas las etiquetas pertenecientes a esa categoría, auxiliando en la identificación de las mismas.
Registrando etiquetas manualmente
En el módulo de Visiones y Etiquetas, haga clic en el ícono al lado derecho, para agregar nuevas etiquetas.
Existen dos pestañas, la primera está destinada a la configuración de la etiqueta.
Es necesario insertar un nombre para la etiqueta y asociarla a una categoría ya creada anteriormente. El código será generado automáticamente, pero podrá ser editado.
La segunda pestaña está destinada a los permisos de esa etiqueta. Por estándar, el usuario que crea la etiqueta es el único que cuenta con acceso a la misma y a los análisis hechos a partir de ella.
Al darle clic al ícono ubicado al lado del módulo de búsqueda, todos los usuarios del Grupo serán seleccionados y tendrán permiso para acceder a ella.
Importando Etiqueta vía archivo
Para efectuar la importación de etiquetas vía archivo, ingrese a opciones en el menú contextual del modal de Visiones y Etiquetas y haga clic en Importar etiquetas.
La importación de las nuevas etiquetas dependerá de la descarga del modelo del archivo.
Al hacer clic en Descargar modelo, el archivo base viene con las Categorías registradas. En consecuencia, es obligatorio completar el nombre de cada etiqueta nueva y asociarla a una categoría del archivo.
El llenado de la columna de código de etiqueta es opcional y si esta no estuviera completada, serán generados códigos aleatorios. Después de llenar las informaciones, regrese a la plataforma y haga la Carga del archivo.
Creando Visualizaciones
Para crearlas, haga clic en el ícono o en el cuadrado vacío con el mismo ícono e introduzca el nombre de la Vista.
A continuación, hay que arrastrar las etiquetas al cuadro de la Vista. Esta acción puede realizarse individualmente o seleccionando en bloque, como en el ejemplo.
Observe que en el ejemplo del video, se creó la Vista Norte, que tiene todas las etiquetas de la categoría Centro de Costos, más la etiqueta Norte de la categoría Regional. Esto significa que al aplicar la Vista Norte en los filtros de la plataforma, se mostrarán los valores de los Centros de Coste de la Región Norte.
Además, al crear las Visualizaciones, es posible seleccionar a qué empresa pertenece. En el recuadro de la Vista, en el lado derecho, hay un icono de filtro con todas las empresas disponibles. Por defecto, todas las empresas aparecen seleccionadas, pero es posible deseleccionarlas.
Uso de Visualizaciones y Etiquetas en la plataforma
Después de creadas, marque un estado con una etiqueta. Esa acción es hecha al importar Estados de Libro Mayor o estados en la Previsión.
Finalizada la importación, los estados estarán etiquetados y podrán ser filtrados en la plataforma. Ingrese al archivo Filtro para entender más sobre los análisis.