Introducción a la Carga de informaciones

En este módulo, Usted podrá importar y administrar sus balances y sus Contabilización de Libro Mayor, así como sus Centros de Costo.

Sumário

Visión general

1. Lista de los Balances vinculados a las Empresas del Grupo Económico. Cada línea en la lista representa un Balance.
2. Lista de los Contabilización del Libro Mayor.
3. Botón para cargas/importaciones. Aprenda a hacer esas cargas.

Mis balances

Además de visualizar los detalles del balance al hacer clic en el nombre de la empresa, al colocar el cursor sobre la línea, Usted tendrá acceso a las funciones relacionadas, descritas abajo:

Al marcar un balance como inicio del periodo contable, el ícono en cuestión se vuelve verde.

Después de hacer clic en el ícono, se abrirá un módulo para Usted confirme la acción. Si quisiera definir ese balance como cierre del periodo, basta seleccionar la opción “Realizar cierre del periodo”. En ese caso, usted deberá indicar la cuanta contable de destino para realizar el cierre del periodo y a data de inicio del periodo.

Para adicionar a cuenta basta digitar parte del nombre que Accountfy exhibe de las cuentas disponibles. Y la fecha se refiere al primer mes del periodo que desee hacer el cierre.

Observe que las acciones Ocultar, Bloquear y Excluir un balance podrán  realizarse en masa. Basta seleccionar los balances a los que desee aplicar la acción y los tres íconos de opciones aparecerán sobre los balances, como mostrado en la siguiente figura.

Mis estados

La segunda columna de la pantalla inicial del módulo Carga de Informaciones se refiere a los Contabilización del Libro Mayor.

Al lado de la búsqueda se encuentra el ícono de Generar balances, la descripción detallada está justo debajo. Si más de un estado fuera seleccionado, el módulo de búsqueda le da espacio al ícono Excluir para realizar la acción masiva. Al colocar el cursor sobre la línea de los estados de un determinado mes, Usted tendrá las siguientes opciones:

Generando un balance a través de la Contabilización del Libro Mayor

Usted puede generar un balance a través de los estados por dos caminos. El primero es individual para cada estado. Basta darle clic al ícono de un estado específico y seguir las instrucciones del módulo a continuación.

Seleccionando la opción Realizar el cierre del periodo, Usted deberá indicar una cuenta contable de destino para realizar los estados de cierre de periodo. En el ejemplo anterior, todos los valores del mes 09/2019 serán consolidados en la cuenta contable indicada, y el balance del mes 10/2019 será creado considerando esa acción contable.

El segundo modo es dándole clic al botón de generar balance, ubicado al laco del módulo búsqueda, en destaque en la siguiente figura.

Esa acción cuenta con una inteligencia que genera todos los balances disponibles de forma automática. De modo que si existen estados disponibles, pero aún no se ha generado un balance del mes en cuestión y empresa, Accountfy generará automáticamente todos aquellos que estén disponibles.

Contablemente, los balances de una empresa deben ser secuenciales en meses para que exista una consistencia de valores. Siendo así, si hubiera un vacío entre meses en los balances, pero existieran estados disponibles de aquel periodo, al generarse un balance automáticamente, todos ellos serán reprocesados. Esto garantiza la veracidad de los datos.

Si hubiera la necesidad de cerrar el periodo de alguno de los balances generados en masa, recomendamos que sea hecho en la acción de generar balance.

Al darle clic al botón para generar balance automáticamente, se abre un módulo de confirmación. En ese momento es necesario indicar si existe algún estado que indique cierre de periodo.

1. Al seleccionar la caja de selección para cerrar el periodo, el módulo se expande y aparecen otras opciones para ser llenadas;
2. Al cerrar el periodo es necesario indicar una cuenta contable para dirigir los valores remanentes de los balances cerrados. La cuenta puede serúnica para todos los balances cerrados o una cuenta específica para cada estado cerrado;
3. El próximo paso es indicar cuáles son los meses de cada empresa que desee cerrar. Al seleccionar la opción “Cerrar múltiples meses”, aparecerá una lista con los meses disponibles;
4. Indique la cuenta contable de destino. Es posible digitar el código o nombre.

Acciones en el menú contextual

Administrar centros de costo

Los Centros de Costo son divisiones como departamentos o proyectos en los cuales algunos costos son asignados. Si su empresa utilizara centros de costo, Usted podrá configurarlos en Accountfy.

1. Cuando la empresa cuenta con muchos Centros de Costo, Usted puede buscar por nombre o por código.
2. A través de esta opción es posible hacer la carga de una planilla XLS con todos sus centros de costo, importándolos de una sola vez.
3. Al pasar el cursor sobre la línea de cada centro de costo, tendrá las opciones  (editar) y (excluir).
4. Usted puede crear manualmente un centro de costo registrando su código y descripción.
5. Al seleccionar la opción Consolidador, aparece la lista de centros de costo existentes y Usted puede escoger algunos (o inclusive todos) para consolidarlos al centro de costo que esté creando.

Exportar informaciones

Usted también puede exportar el plan de cuentas del Grupo Económico en cuestión. Para acceder a la función, haga clic en el menú gerencial, ubicado al lado derecho de la pantalla de Carga de informaciones y luego dele clic al botón “Exportar plan de cuentas”.

Guía de uso

Para la mejor comprensión sobre la simbología y nomenclatura adoptada en la plataforma, los usuarios cuentan con acceso a la Guía de Uso – una guía rápida con las descripciones de cada elemento.