Ajustes Gerenciales

Sumário

Vista General

En Ajustes Gerenciales Usted puede crear, visualizar, editar o excluir un ajuste existente, organizarlo por Agrupadores, verificar pendientes o inconsistencias en fórmulas, verificar autor y último editor del ajuste, exportarlo a xls, además de importarlo vía xls y realizar acciones en masa. En el siguiente módulo están enumerados los ajustes existentes:

1. Acciones en masa. Al seleccionar esta opción es posible excluir Ajustes de Gestión en masa o indicar si impacta en el Flujo de Caja o no;
2. Módulo de búsqueda;
3. Módulo de filtro por Agrupadores;
4. Adicionar ajuste. Al dar clic, se abre el modo para crear Ajustes;
5. Menú contextual, conteniendo las opciones de importación y exportación de ajuste;
6. Clasificación y filtro;
7. Columna de Descripción. Detalle de Ajustes de Gestión;
8. Columna de Empresa. Indica el nombre de la empresa en la que se aplica el Ajuste;
9. Columna de Moneda. Indica la moneda en la que deberá hacerse el Ajuste.
10. 10. Columna de Origen/Destino. El Origen corresponde a la Estructura en la que el ajuste será originado. La opción Destino es la Estructura donde irán los valores.
11. Índice de paginación;
12. Exhibición del nombre del autor y del nombre del último usuario que editó el ajuste;
13. Agrupadores;
14. Modificaciones en la tabla. Después de cualquier edición de valores, es necesario darle clic al botón guardar;
15. Fórmula indefinida. Una barra roja indica que, a pesar que el valor sea indicado por fórmula, la fórmula está vacía y debe ser definida;
16. Ajuste no considerado en el período de referencia. Al crear o editar un Ajuste, es posible indicar el período de validez de ese ajuste. Por lo tanto, la barra amarilla indica que el periodo seleccionado en la módulo no coincide con el periodo mostrado en las tablas de la pantalla principal de Estados Financieros.

Acciones en masa

Con ajustes en masa se pueden seleccionar una, varias o todas las líneas de ajustes gerenciales y, al hacerlo, obtener las opciones de Impacto en el Flujo de Caja (opciones Sí y No) y Excluir Seleccionados, como en la siguiente imagen:

módulo de búsqueda y filtro por Agrupadores

Con el módulo de búsqueda es posible buscar ajustes gerenciales por los módulos de Descripción, Empresa, Centros de Costo, Clasificación, Estructura de Origen y Estructura de Destino.

Con el filtro de Agrupadores es posible filtrar por uno o más agrupadores. Por defecto, el filtro viene con todas las opciones desmarcadas y, en este escenario, no es aplicado ningún filtro. En el filtro son exhibidos sólo los agrupadores asociados a los ajustes creados anteriormente. A continuación se muestra un ejemplo del uso de este filtro:

Al hacer clic en el icono de la x dentro del filtro, se deshace la selección y el módulo vuelve a mostrar todos los ajustes creados.

Configurar un ajuste gerencial nuevo

Haciendo clic en el botón de añadir, es posible crear una nueva configuración de gestión completando y seleccionando los siguientes módulos:

1) Descripción: texto libre para describir el ajuste gerencial;

2) Empresa: lista de empresas disponibles para el usuario;

3) Moneda: lista de monedas disponibles para el usuario;

4) Centros de costo: módulo con autocompletar, buscando los centros de costo a los que los usuarios tienen acceso (módulo opcional);

5) Impacto de Flujo de Caja: checkbox que determina si aquel ajuste impactará en el Flujo de Caja;

6) Considerar ajuste entre…: checkbox que habilita los date-pickers Fecha Inicial y Fecha Final (7 y 8). Esta función aplica los ajustes sólo en el período determinado por el usuario. Ejemplo:

9) Origen y destino: lista con clasificación (Activo, Pasivo, Resultado, Flujo de Caja Directo y Flujo de Caja Indirecto), y módulo autocompletado buscando sólo las estructuras correspondientes a la primera elección.

10) Haga Clic en Guardar para finalizar la creación o edición de ajustes

Reglas:

• Si el origen fuera Activo, Pasivo o Resultado, eldestino podrá ser cualquier estructura de estos tres ítems;

• Si el origen fuera Flujo de Caja Directo:eldestino deberá ser una estructura del propio Flujo de Caja Directo;

• Si el origen fuera Flujo de Caja Indirecto: el destino deberá ser una estructura del propio Flujo de Caja Indirecto.

11) Agrupadores: es posible seleccionar agrupadores ya existentes o crear nuevos. Basta digitar el nombre del Agrupador, si este existiera, aparecerá en la lista, si no, aparecerá la opción de crear uno nuevo.

Editando un ajuste gerencial

En un ajuste gerencial ya creado, el ícono de edición  está al lado del ícono de fórmula, como mostrado en la siguiente imagen:

Clicando en el ícono citado, el módulo de edición del ajuste gerencial abrirá, en este sentido, es similar al de la creación de un ajuste gerencial. En este módulo, las características guardadas del ajuste ya vienen completadas y existe también un ícono de borrado en la esquina superior derecha con la función de borrar el ajuste abierto:

Para guardar las ediciones hechas, basta hacer clic en el botón Guardar Ajuste, ubicado en el lado inferior derecho del módulo abierto.

Para borrar el ajuste, basta darle clic al ícono de borrado en el lado superior derecho del módulo y confirmar la acción, conforme mostrado en el siguiente aviso:

Clasificación y filtro

Además de los agrupadores, otra funcionalidad permite filtrar los ajustes válidos, pendientes de fórmula y/o fuera del período de referencia, como presentado en la siguiente demostración:

También se pueden ordenar las columnas Descripción, Empresa y Moneda de forma ascendente o descendente. Por defecto, la clasificación se hace por orden de inclusión, con los más recientes arriba y los más antiguos abajo.

Exhibición del nombre del autor y último usuario editor

Al crear una configuración, el avatar y el nombre del autor siempre aparecerán en la lista, dentro de la línea correspondiente, como se muestra en la imagen siguiente:

Cuando se edita un ajuste, el avatar y el nombre del editor también se mostrarán, como se indica a continuación:

Al situar el cursor sobre esta información, una ventana emergente la mostrará con más detalle, como se muestra a continuación:

Agrupadores

Todas las etiquetas vinculadas al ajuste de gestión en cuestión se muestran una al lado de la otra, como se muestra a continuación:

Sugerimos que los Agrupadores tengan nombres que puedan categorizar ajustes similares. Al digitar el nombre del Agrupador, aparecerá una lista de nombres de Agrupadores. Si no existiera, es posible crearla, como se indica en la imagen.

Los Agrupadores recién creados aparecen en verde, mientras que los existentes aparecen en gris. Este formato ayuda al usuario a no volver a crear agrupaciones que ya existían anteriormente.

Después de asociar un ajuste Gerencial a un agrupador, es posible filtrarlo en la pantalla principal de estados financieros.

En el Filtro, basta seleccionar la opción Considerar Ajustes y después filtrar los Agrupadores que desee exhibir, facilitando y flexibilizando el análisis.

Modificaciones en la tabla

Haciendo clic en el icono del hashtag (#), es posible abrir la tabla de valores establecidos para el ajuste gerencial en cuestión. Con la tabla abierta, se pueden editar los valores individuales y, al hacerlo, el ícono de guardar permanecerá amarillo, indicando que existen elementos pendientes de guardar en la tabla, como se muestra en la siguiente representación:

Si, por cualquier motivo, el usuario saliera del módulo sin guardar las modificaciones, será exhibida una alerta, como resaltado en el siguiente mensaje:

Fórmula indefinida

Cuando un ajuste gerencial se crea y define por una fórmula, sin que esta ya haya sido definida, dos indicaciones visuales aparecerán en la línea de ajuste.

La primera es una barra roja al principio de la línea y un tooltip informativo, como el de abajo:

La segunda es una alerta directamente en el icono de la fórmula, junto con un tooltip informativo, como el siguiente:

Para editar y definir la fórmula, resolviendo las alertas visuales, basta hacer clic en el ícono de fórmulas del entorno de gestión y se abrirá el módulo de configuración y creación de fórmulas.

Ajuste no considerado en el periodo de referencia

Teniendo en cuenta el periodo de referencia definido por el usuario en la modalidad de preferencias del módulo, no se podrá aplicar un ajuste a los estados financieros. Cuando esto ocurra, aparecerán dos indicaciones en la línea de ajuste.

La primera es una barra amarilla al principio de la línea de ajuste gerencial y un tooltip informativo, que indica qué periodo de referencia se muestra en la pantalla principal de los Estados Financieros

La segunda es una alerta que aparece directamente en el ícono de la fórmula, junto con un tooltip informativo, como el que aparece a continuación: